Автоматизация бизнес-процессов предприятия при помощи SharePoint

Практически каждый сотрудник офиса ежедневно сталкивается с необходимостью выполнять определенные задачи, не являющиеся его непосредственным функционалом. Мы бронируем переговорные комнаты, заказываем автотранспорт, канцелярию и визитки. Как обычно происходят такие процессы и сколько времени отбирают зря?

К счастью платформа SharePoint может легко избавить нас от большей части этих скучных, но необходимых вещей. Рассмотрим некоторые из возможностей, которые предлагает реализовать своим клиентам компания Лизард Софт при помощи SharePoint.

В вопросах организации документооборота Microsoft SharePoint станет удобной и функциональной учетной системой для входящей и исходящей корреспонденции, юридической документации и финансовой отчетности. Автоматизация бизнес-процессов предприятия, которые не являются важными для бизнеса, но все-таки сильно влияет на нормальную работу, таких как заказ визиток, канцтоваров, мебели, и оборудования, также легко проводится при помощи SharePoint. С помощью платформы можно даже организовать оформление подписки на периодические издания. Ну а для секретарей Microsoft SharePoint будет незаменим для заказа служебного транспорта и такси, бронирование отелей и билетов.

В конце концов, с SharePoint удобно бронировать переговорные комнаты для проведения рабочих встреч и совещаний. В больших организациях это может стать настоящим спасением. Также в SharePoint есть возможность проводить видео и аудио конференции. Автоматизировать все эти административные процессы в Microsoft SharePoint довольно просто. Рассмотрим подробнее на простом примере, как происходит бронирование переговорных комнат с помощью SharePoint.

Для пользователя весь процесс будет состоять из заполнения специальной формы. Далее в SharePoint 2010 будет выполняться полностью автоматизированный процесс. Прежде всего система выполнит проверку вводных параметров, а именно свободно ли данное помещение в указанный период времени. В противном случае Microsoft SharePoint предложит вам выбрать другое время или переговорную комнату. Следующим шагом SharePoint проверит, все ли приглашенные участники доступны в указанное время. И только после этого участники получать уведомления, автоматически сформированные SharePoint 2010.  

При проектировании подобного бизнес-процесса в SharePoint можно предусмотреть выполнение множества дополнительных функций, например можно заказать на встречу дополнительное оборудование для видеоконференцсвязи. Подобное использование платформы для автоматизации рутинных бизнес-процессов поможет компании облегчить внутреннюю работу и сэкономит силы и время сотрудников.